Секретарь

- встреча и прием пациентов, осуществление записи пациентов в соответствии с графиком работы врачей и обеспечение стабильного потока пациентов в клинике.
-прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков.
-информирование пациентов об услугах и ценах клиники.
-своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц и внесение изменений в график работы врачей и руководителя.
-прием наличных и безналичных средств (работа с кассовым аппаратом и терминалом),
-предотвращение и разрешение конфликтных ситуаций в рабочем режиме.
-прием поступающей руководителю клиники корреспонденции.
-прием и регистрация документов и заявлений на подпись руководителю.
-выполнение служебных поручений руководителя (составление писем, запросов и прочих документов)
-организация деловых поездок руководителя (бронирование гостиниц, заказ авиабилетов).
-обеспечение рабочего места руководителя и других сотрудников клиники необходимыми средствами (канцелярскими принадлежностями, техникой), создание условий, способствующих эффективной работе.

Встреча пациентов, организация стабильного потока пациентов в соответствии с графиком врача, обеспечение внутреннего распорядка и жизнедеятельности клиники, прием звонков, отправка корреспонденции, первичный подбор персонала, участие в рекламных компаниях, архивация документации, ведение табеля учетного времени сотрудников.

- построение организационной структуры офиса.
- подготовка документов, материалов, информации, необходимых для работы офиса.
-ведение телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками).
-работа с клиентами на протяжении всего периода оказания компанией услуг.
- организация встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, деловых партнеров.
- ведение бюджета расходов на офисные нужды.
-организация и ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловой переписки, как на русском, так и на иностранных языках.
-выполнение отдельных служебных поручений руководителя

- построение организационной структуры офиса.
- подготовка документов, материалов, информации, необходимых для работы офиса.
-ведение телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками).
-работа с клиентами на протяжении всего периода оказания компанией услуг.
- организация встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, деловых партнеров.
- ведение бюджета расходов на офисные нужды.
-организация и ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловой переписки, как на русском, так и на иностранных языках.
-выполнение отдельных служебных поручений руководителя

-консультация клиентов, подбор оптимальных туров.
-обработка онлайн-заявок, входящих звонков.
-заключение договора на реализацию туристического продукта, оформление виз, страховок и прочих документов.
-индивидуальные бронирования туров, авиабилетов, отелей и прочих услуг для клиентов (экскурсии, встречи в аэропорту и прочее.)
-планирование мероприятий по рекламе и продвижению агентства, расширению клиентской базы.
-решение конфликтных ситуаций с клиентами и контрагентами.
-организация выставок и мероприятий по образованию за рубежом.
-письменный перевод (английский/немецкий/итальянский) всех необходимых документов, деловая переписка с иностранными компаниями.
-ведение переговоров с иностранными партнерами и коллегами от лица директора (синхронный перевод).

- административная поддержка, контроль исполнения поручений руководителя.
- планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей.
- информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов.
- оказание помощи в ведение деловой переписки руководителя.
- подготовка и протоколирование совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров.
- участие в переговорах, деловых встречах, приемах в качестве переводчика (перевод синхронный и письменный), сопровождение руководителя на встречах, в поездках, командировках.
- организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение, организация досуга).
- осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
- получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;
- устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч.
- подготовка отчетности о расходах офиса, ведение офисной бухгалтерии “Petty Cash”.
- выполнение личных поручений руководителя при необходимости.